Google Docs có hỗ trợ một tính năng chia sẻ nhanh cực kỳ hữu ích mà nhiều người không biết, đó là cho phép gửi trực tiếp tài liệu đang mở dưới dạng email. Bạn có thể sử dụng Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng email nào khác để gửi tài liệu. Cùng tìm hiểu cách thực hiện ngay sau đây.

Có nhiều cách để gửi tài liệu Google Docs dưới dạng email

Để gửi một tài liệu Google Docs dưới dạng email, bạn có thể sử dụng một tùy chọn trong Google Docs liên kết với tài khoản Gmail. Hoặc nếu bạn muốn sử dụng ứng dụng email khác của bên thứ ba, có thể tải tài liệu về máy, sau đó đính kèm tài liệu đó vào một email trong ứng dụng email của bạn. Nhìn chung, quy trình này nghe có vẻ phức tạp, nhưng trên thực tế lại rất đơn giản.

Gửi tài liệu Google Docs trực tiếp dưới dạng email với Gmail

Trên máy tính Windows, Mac, Linux hoặc Chromebook, bạn có thể sử dụng chính trang web Google Docs để gửi tài liệu qua email cho ai đó. Thao tác này sẽ gửi tài liệu của bạn dưới dạng tệp đính kèm qua Gmail.

Trước tiên, hãy mở một trình duyệt web bất kỳ trên máy tính của bạn và khởi chạy trang Google Docs. Tiếp theo, chọn tài liệu mà bạn muốn gửi dưới dạng email.

Trên màn hình chỉnh sửa của tài liệu, bạn điều hướng đến khu vực thanh menu và chọn File (Tệp) > Email > Email This File (gửi tệp này qua Email).

Lập tức, cửa sổ “Email This File” (gửi tệp này qua Email) sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể chỉ định các tùy chọn cho email sẽ chứa tài liệu Google của mình dưới dạng tệp đính kèm. Dưới đây là ý nghĩa của mỗi tùy chọn:

• Send Yourself a Copy (Gửi bản sao cho chính bạn): Bật tùy chọn này nếu bạn muốn nhận một bản sao của email sẽ được gửi đi.
• To (Tới): Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường này. Đây là người sẽ nhận tài liệu Google Docs của bạn.
• Subject (Tiêu đề): Nhập chủ đề cho email chứa tài liệu Google Docs của bạn. Theo mặc định, tên tài liệu sẽ được lấy làm tiêu đề, nhưng bạn có thể thay đổi nếu muốn.
• Message (Lời nhắn): Nhập một lời nhắn mà bạn muốn gửi cùng với tài liệu của mình.
• Don’t Attach. Include Content in the Email (Không đính kèm. Thêm nội dung vào trong email): Nếu bạn bật tùy chọn này, Google Docs sẽ nhúng nội dung tài liệu của bạn vào chính email thay vì đính kèm tài liệu dưới dạng tệp đính kèm. Điều này sẽ hữu ích khi người nhận không thể tải xuống tệp đính kèm vì một lý do nào đó, nhưng không được khuyến khích vì có thể gây ra sự cố với định dạng phông chữ của tài liệu.
• PDF: Chọn định dạng mà tài liệu Google Docs của bạn sẽ được gửi qua email. Các tùy chọn có sẵn bao gồm PDF, RTF, Open Document, HTML, Microsoft Word và Plain Text.

Để gửi email cùng với tài liệu, hãy nhấp vào nút “Send” (Gửi) ở cuối cửa sổ.

Email với tài liệu Google Docs dưới dạng tệp đính kèm hiện đã được gửi. Người nhận chỉ cần mở hộp thư đến của họ để tải xuống tệp. Rất tiện dụng!

Gửi tài liệu Google Docs trực tiếp dưới dạng email với một ứng dụng email khác

Nếu bạn muốn sử dụng một dịch vụ email khác không phải Gmail để gửi tài liệu Google Docs, trước tiên hãy tải tệp tài liệu về máy. Sau đó, đính kèm tệp vào email trong ứng dụng email mà bạn muốn sử dụng.

Để làm như vậy, trước tiên, hãy mở tài liệu mà bạn muốn gửi trên trang Google Docs. Trên màn hình chỉnh sửa, chọn File (Tệp) > Download (Tải xuống). Sau đó chọn loại tệp bạn muốn tải xuống.

Cửa sổ “Save” sẽ mở ra, cho phép bạn tải xuống tệp tài liệu Google Docs của mình. Trong cửa sổ này, hãy chọn một thư mục để lưu tệp của bạn, nhập tên cho tệp và nhấp vào “Save”.

Tệp tài liệu này hiện đã được lưu cục bộ trên máy tính của bạn, ở định dạng đã chọn.

Để gửi tài liệu Google này cho ai đó, bạn chỉ cần soạn một email mới trong ứng dụng email mà bạn sử dụng, sau đó đính kèm tệp tài liệu vào email và gửi đi.

Chúc bạn thực hiện thành công!